无纸化办公软件|数字化纸质文件

过渡到无纸化办公软件

在越来越多的技术世界中，有许多好处数字化纸质文件为您的公司：更轻松地访问和共享，降低空间和人员的成本，并提高生产力来自使用的所有受益P.无飞路办公软件。

尽管有纸办公室的好处，但许多组织抵制了这种变化。这些公司往往涉及数字化纸质文件和实施无纸化办公软件的成本。它们用于纸张流程，宁愿坚持他们已经知道的东西。但是，这些公司员工已经使用了相同类型的技术，无论是智能手机还是平板电脑，让他们的个人生活更轻松。新利娱乐乐如果公司员工能够克服在办公室实施无纸化软件的犹豫，它也可以使其公司管理更容易。

共同的问题

数字化纸质文档的问题的根源是员工通常可以获得新技术的访问，但没有培训如何使用它。新利娱乐乐这导致令人沮丧和效率低下，最终影响本组织具有额外的成本可以避免。

实施无纸化办公软件时，对可能的问题和问题员工有关无纸化软件的重要性非常重要。关于数字化纸张文档的问题经常围绕着该技术所围绕的技术，存储在哪里，如何访问和保护它以及合规性问题。新利娱乐乐回答问题，承认担忧和涉及工作人员在实施无纸化办公软件的过程中 - 以及给予他们的时间适应这种变化 - 将使过渡到无纸化办公室更容易。根据Anna Stratton，Cdia，“需要了解，承认和解决这些答复，是实施变革中最不受欢迎的因素之一。”组织还必须确保在数字化纸质文件的过程中，他们将继续富有成效。

组织不应旨在一次性数字化纸质文件。他们需要仔细考虑其目标并根据这些需求进行评估哪些文件转换。所有利益攸关方应参与此过程，以确保与这些目标对齐。

公司经常关注实施无纸化办公软件的成本。仔细考虑硬质和软成本以及实现无纸化办公解决方案的投资回报率，可以避免不必要的支出，并且ROI可以最大化。

无纸化办公软件的硬成本

随着纸质文件通过他们的生命周期，他们累计与检索，重新归档，运输，存储和销毁文件相关的硬成本。对于数字化纸质文件来扫描并在文档周期的早期将其转换为最有利的是，这将是最有益的，以减少这些艰难成本。此外，如果公司的管理纸质文件的政策和程序较差，则他们对数字化文件文件的努力成本将更高。

无纸化办公软件的软成本

与数字化纸质文件相关的软成本通常被忽视。公司还需要考虑工作流程效率以及数字化劳动力，灾难恢复和公司安全的数字化纸质文件的好处。

无纸化办公软件的其他考虑因素

公司不应该用决议来解析数字化纸质文件，以数字化一切或任何东西。开始实施无纸化办公软件的最佳决定可能是专注于较小的项目，以防止额外的纸质文档的增长或满足大型旧文件集合。公司应考虑主动和非活动文件的这些因素。

不活跃的文件

数字化具有长期或永久性生命周期的纸张文档将消除存储，检索和退回纸质文件的成本。但是，在数字化靠近其生命周期结束时的非活动文档时几乎没有意义。

主动文件

对于一个需要时间来实施和调整到无纸化办公软件的公司来说，这可能是最有益的，以便在其生命周期的活动部分中保留纸张。公司需要在生命周期中的每个阶段确定数字化纸质文档的值，以确定实现无纸办公软件的真正投资回报率。

虽然纸张不会完全摆脱一段时间，但是，公司和专业人士需要财政负责，并意识到改变办公文化。18luck安卓客户端西南解决方案集团有许多想要帮助您帮助您的公司的专业人士。

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