有组织的文件归档系统|颜色编码文件，以提高生产力

提高工作效率的3种方法(3的第二部分)

在第一部分在美国，我们告诉过你，带有悬挂文件夹隔间的斜置式书架整理器将如何帮助你管理桌上的文件。现在，我们将向您介绍如何创建组织文件系统和使用彩色编码文件以提高生产率．

有组织的文件归档系统将消除昂贵的错位文件

你知道维护纸质记录80%以上的成本都花在了从文件系统中检索和替换文件上吗?此外，一个丢失或放错地方的记录往往会造成延误、不便，或需要十几个人重新完成工作，每个文件错误的估计成本超过125美元。创建一个有组织的归档系统将减少错误归档文件的数量，并为任何组织节省大量成本。

用彩色编码文件实现有组织的文件归档系统

执行有组织的档案系统使用颜色编码的文件．颜色编码归档系统为文件名的某些关键字母或数字分配颜色标签。给关键字母或数字贴上彩色标签，就会形成色块或色条，而这些数字或字母就会在你的归档设备中被组织起来。

用颜色编码的文件系统将在两方面提高生产率。首先，大脑与颜色相关，识别颜色的速度比识别字母的速度快。第二，颜色块使错误文件更容易找到和定位。有了颜色编码的文件系统，员工将能够更快、更准确地检索和替换文件。如何使用颜色编码的一个很好的例子是一个简单的用颜色编码的年份标签，它可以让你很容易地找到每年要清除的记录。（查看彩色编码的文件照片）

设计和计划一个有组织的文件归档系统来提高你办公室的效率

转换成颜色编码的文件系统可能会有很多工作，你可能没有时间去处理。不用担心，西南解决方案集团®的存储和归档专业人员会在这里提供帮助。18luck安卓客户端他们是创建彩色编码文件系统的专家，因为他们已经在这方面工作了40多年!今天就给他们打个电话，1-800-803-1083或者给他们发电子邮件他们会开始创建一个有组织的归档系统，这将提高你办公室的工作效率。

另外，不要忘记在6月28日回来阅读关于整理文件系统的系列文章的第三部分，我们将告诉你高密度的架子将如何提高工作场所的生产力!